Document Control ทำอะไร? การควบคุมเอกสารสำคัญอย่างไรต่อ ISO 9001 และระบบบริหารจัดการคุณภาพ
- Ruttakorn
- 26 ส.ค.
- ยาว 1 นาที
อัปเดตเมื่อ 27 ส.ค.
Document Control คืออะไร?
Document Control หรือ การควบคุมเอกสาร เป็นขั้นตอนสำคัญใน ระบบบริหารจัดการคุณภาพ (Quality Management System – QMS) และเป็นข้อกำหนดหลักของมาตรฐาน ISO 9001 รวมถึงมาตรฐานอื่น ๆ เช่น IATF 16949, ISO 14001, ISO 45001 การมีระบบ Document Control ที่ดีจะช่วยให้องค์กรมั่นใจว่าใช้ เอกสารที่ถูกต้อง ทันสมัย และสอดคล้องกับมาตรฐานสากล
Document Control ทำอะไร? หน้าที่หลักที่ควรรู้
การจัดทำและออกเอกสาร (Document Creation & Issuance)
จัดทำคู่มือคุณภาพ (Quality Manual), วิธีปฏิบัติ (Procedures), แบบฟอร์ม (Forms)
กำหนดรหัสเอกสารและเวอร์ชัน (Revision) อย่างชัดเจน
การทบทวนและอนุมัติ (Review & Approval)
ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารก่อนใช้งาน
อนุมัติโดยผู้มีอำนาจ เพื่อป้องกันความผิดพลาด
ควบคุมการแจกจ่าย (Distribution Control)
มั่นใจว่าพนักงานทุกคนใช้เอกสารล่าสุดเสมอ
ป้องกันการใช้งานเอกสารที่หมดอายุ (Obsolete Document)
การแก้ไขและอัปเดต (Revision & Update)
เมื่อกระบวนการเปลี่ยน เอกสารต้องถูกแก้ไขตาม
แจ้งผู้ใช้งานทุกฝ่ายให้เข้าใจตรงกัน
การเก็บรักษาและค้นหา (Storage & Retention)
เก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ
ค้นหาได้ง่าย ป้องกันสูญหาย และมีการกำหนดระยะเวลาการเก็บ
ทำไม Document Control จึงสำคัญต่อ ISO 9001
ทำให้การทำงานมีมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร
ลดความเสี่ยงจากการใช้ข้อมูลผิดพลาด
รองรับการตรวจติดตามภายใน (Internal Audit) และการตรวจรับรอง (Certification Audit)
สนับสนุนการปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)
ตัวอย่างเอกสารที่ควบคุมในระบบ Document Control
นโยบายคุณภาพ (Quality Policy)
คู่มือคุณภาพ (Quality Manual)
วิธีปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedures – SOPs)
คู่มือการทำงาน (Work Instruction)
บันทึกคุณภาพ (Quality Records)
แบบฟอร์ม (Forms)
Document Control ในยุคดิจิทัล
ปัจจุบันหลายบริษัทหันมาใช้ Document Management System (DMS) หรือระบบ
e-Document Control แทนการใช้เอกสารกระดาษ เช่น การเก็บไฟล์ใน Cloud หรือ ERP System ซึ่งช่วยให้ง่ายต่อการค้นหา ลดต้นทุน และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
สรุป
Document Control คือ หัวใจของการจัดการคุณภาพ เพราะถ้าเอกสารไม่ถูกต้อง ระบบทั้งหมดอาจล้มเหลวได้ ดังนั้น หากองค์กรต้องการทำ ISO 9001 หรือมาตรฐานอื่น ๆ การวางระบบ การควบคุมเอกสารที่มีประสิทธิภาพ ถือเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้
👉 ที่ PVI Consultant (PVIC) เรามีบริการให้คำปรึกษาและฝึกอบรมด้าน Document Control และการจัดทำเอกสาร ISO ให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณ เพื่อให้การตรวจประเมิน (Audit) ผ่านได้อย่างมั่นใจ